Lịch sử ra đời và thông điệp ngày quốc tế Lưu trữ

 
1. Nền tảng ra đời Ngày Quốc tế Lưu trữ
 
Tại Đại hội Quốc tế ở Vienna năm 2004 của Liên Hợp Quốc, 2000 đại biểu tham dự Đại hội đã thông qua nghị quyết đồng ý chủ trương về việc tạo ra một Ngày Quốc tế Lưu trữ. Dựa vào phán quyết đó, một số quốc gia đã quyết định lựa chọn Ngày Lưu trữ của riêng mình để nâng cao nhận thức của công chúng, của những nhà quản lý về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
 
Tại kỳ họp lần thứ 33 của Tổ chức Khoa học, Giáo dục và Văn hóa của Liên Hợp quốc (UNESCO) tổ chức tại Paris năm 2005 đã tuyên bố ngày 27 tháng 10 là Ngày Thế giới về Di sản Nghe nhìn. Ngày Thế giới về Nghe nhìn là một cơ hội thích hợp để nâng cao nhận thức công chúng về tầm quan trọng của loại hình tài liệu lưu trữ này. Nó mang lại động lực mới về lợi ích trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Đây là một sáng kiến ​​tuyệt vời nhưng đây không phải là một loại hình tài liệu lưu trữ duy nhất có nguy cơ bị hư hỏng và cần được quan tâm chú ý.
 
Trong cuộc họp Hội nghị thường niên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế vào tháng 11 năm 2007, Hội đồng đã giới thiệu Ngày Quốc tế Lưu trữ là ngày 9 tháng 6. Vì vào ngày 9 tháng 6 năm 1948, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế được thành lập dưới sự bảo trợ của Tổ chức UNESCO. Sự lựa chọn này đã được thông qua bởi Ban Điều hành Hội đồng Lưu trữ Quốc tế và cũng đã được thông qua trong phiên họp toàn thể của cả cộng đồng quốc tế lưu trữ.
 
 2. Tại sao lại có Ngày Quốc tế Lưu trữ ?
 
Người ta có thể nghĩ rằng chúng ta đã có đầy đủ các ngày lễ quốc tế để kỷ niệm hàng năm. Tuy nhiên, hình ảnh của công chúng về hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn rất mờ mịt: thường bị nhầm lẫn với tư liệu của thư viện; hồ sơ, tài liệu lưu trữ tiếp tục được coi là tài liệu chỉ được sử dụng, phục vụ trong nội bộ, rất khó tiếp cận và chỉ đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng của các nhà sử học. Nhận thức về hồ sơ lưu trữ, công tác lưu trữ của công chúng và của các cơ quan, tổ chức tạo ra chúng cũng không rõ ràng. Những sự nhận thức đó đã tác động, ảnh hưởng đến các nguồn lực tài chính, con người và sự hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ.
Do đó, cần thiết phải nhớ rằng các hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những văn bản, được tạo ra, nhận được và duy trì như là bằng chứng và thông tin của mỗi một cơ quan, tổ chức hay cá nhân, theo nghĩa vụ pháp lý, hoặc thông qua trong các giao dịch kinh doanh. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản bởi những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tạo ra chúng (hoặc được thừa kế đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ) vì tính giá trị pháp lý hay ý nghĩa lịch sử lâu dài của chúng. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tạo thành một nguồn di sản văn hóa và tài nguyên thông tin lớn. Các di sản về hồ sơ, tài liệu lưu trữ là một bằng chứng có giá trị trong phát triển kinh tế, chính trị và xã hội của nhân loại. Sự đa dạng của các nguồn lưu trữ và các loại hình lưu trữ là rất đáng kể.
 
Để bảo tồn các nguồn thông tin này, một yêu cầu được đặt ra là phải xem xét tất cả, toàn diện các loại hình và các định dạng tài liệu lưu trữ. Không chỉ tập trung, quan tâm vào một loại hình hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà phải tập trung vào các loại hình khác nữa của tài liệu lưu trữ.
 
3. Thông điệp của Ngày Quốc tế Lưu trữ
 
- Nâng cao nhận thức của công chúng về tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm cho mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân hiểu rằng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cung cấp nền tảng cho các quyền lợi và danh tính của họ;
 
- Nâng cao nhận thức của các nhà quản lý cấp cao về lợi ích của việc bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động và phát triển của mỗi một cơ quan, tổ chức;
 
 - Nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy nhà nước cũng như tư nhân về sự cần thiết phải bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ lâu dài và cung cấp sự tiếp cận rộng rãi đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ đó;
 
- Thực hiện công tác tuyên truyền nhiều hơn nữa để thu hút sự quan tâm của công chúng thông qua việc công bố các tài liệu lưu trữ độc đáo, quý hiếm, quan trọng được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ;
 
- Nâng tầm nhận thức của công chúng về hồ sơ và tài liệu lưu trữ trên phạm vi toàn cầu .
 
Từ năm 2009 cho đến nay, ngày 09 tháng 6 hàng năm, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế và một số quốc gia là thành viên của Hội đồng đều tổ chức Ngày Quốc tế Lưu trữ thường xuyên và đều đặn. Năm 2016, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế tổ chức kỷ niệm Ngày Quốc tế Lưu trữ với chủ đề “Tài liệu lưu trữ, Sự hòa hợp và Tình hữu nghị” tại Seoul, Hàn Quốc.